Comunicazione efficace: che cos’è e come funziona

La trasmissione delle informazioni attraverso l’utilizzo della comunicazione efficace oggi è di fondamentale importanza, perché consente di veicolare messaggi e punti di vista a qualsiasi interlocutore, in maniera coerente con i propri principi e stati d’animo.

Quante volte vi è capitato di comunicare con qualcuno e di avere l’impressione di non essere compresi a pieno? Siamo oberati di messaggi e informazioni provenienti da ogni parte, ma quanti di questi arrivano ai destinatari in modo chiaro e corretto?

La comunicazione efficace è possibile utilizzando sia il linguaggio verbale che non verbale e cercando di eliminare qualsiasi rumore di fondo che crea interferenze sia esterne (ambientali) che interne. Non si può non comunicare, il che potrebbe sembrare facile nella teoria, ma nella pratica richiede invece la conoscenza e l’applicazione di strategie specifiche.

comunicazione efficace

Che cosa significa comunicazione efficace

Donne e uomini. Pronunciano in media 16.000 parole al giorno. 

Comunicare significa mettere insieme, scambiare informazioni, conoscenze, bisogni, atteggiamenti, emozioni, tra due o più interlocutori. La comunicazione quindi non è solo passaggio unidirezionale ma uno scambio attivo di domande e risposte al fine di rendere un messaggio chiaro a tutte le parti che partecipano allo scambio di informazioni.

Puoi avere idee brillanti, ma se non riesci a farle capire non ti porteranno da nessuna parte. Lee Iacocca.

Per ottenere una comunicazione efficace che sia in grado di arrivare agli altri con chiarezza bisogna partire dall’ascolto attivo.

Si mette in pratica restando in silenzio mentre i nostri interlocutori parlano: in questo modo loro si sentono presi in considerazione e maggiormente coinvolti nell’atto comunicativo.

L’obiettivo dell’ascolto attivo è di riuscire ad assumere la prospettiva dell’altro, comprendendo e affrontando le motivazioni che sono dietro le parole e i gesti.

In tal modo si crea un clima di collaborazione e di confronto che conduce gli interlocutori a guardare nella medesima direzione. Provate a mettere in pratica l’ascolto attivo nei confronti delle persone più vicine:

  • Vi accorgerete che la comunicazione diventa più fluida e immediata, senza fraintendimenti.

Che cos’è la comunicazione efficace

Una comunicazione efficace è tale quando si svolge in maniera chiara e assertiva e con un linguaggio appropriato. L’assertività è la capacità di esprimersi e far valere i propri ideali e principi rispettando pienamente le idee altrui.

La semplicità è un altro elemento che rende la comunicazione efficace, sia in ambito interpersonale che professionale.

Più il concetto che vogliamo esprimere è complicato, maggiore sarà la necessità di spiegarlo con un linguaggio semplice e immediato (che non significa però banale o scontato). La comunicazione oggi punta ad un obiettivo principale: la persuasione.

Non basta veicolare un messaggio nella maniera più appropriata, è anche importante che questo sia in grado di provocare cambiamenti positivi nei destinatari a cui è rivolto. Chi lavora nel web sa benissimo che la comunicazione persuasiva è di prioritaria importanza per promuovere o vendere un prodotto/servizio.

Qualsiasi tipo di comunicazione efficace ha bisogno di essere completa, concisa, concreta e cortese. Ovviamente non può mancare la correttezza, intesa sia dal punto di vista strettamente formale e grammaticale, che della veridicità del messaggio.

Quando la comunicazione è efficace

Possiamo avere tutti i mezzi di comunicazione del mondo, ma niente, assolutamente niente, sostituisce lo sguardo dell’essere umano. Paulo Coelho

La comunicazione è efficace quando è completa, ossia contenente le informazioni necessarie ai destinatari per valutare un’offerta o l’eventualità di un acquisto, e quando serve a chiarire i dubbi o le perplessità su determinati problemi o argomenti.

E’ efficace quando è coincisa (che non vuol dire eccessivamente corta o stringata), bensì centrata sulle informazioni più salienti, quindi priva di inutili divagazioni.

Non si può comunicare efficacemente se non si supporta il messaggio con dati e fatti concreti, basati sull’esperienza.

La cortesia è fondamentale nella comunicazione. Cerchiamo di abituarci all’utilizzo di un linguaggio limpido, non aggressivo, che rispetti l’interlocutore e dia luogo ad una conversazione costruttiva e positiva.

Una comunicazione efficace di grande qualità dipende da una serie di fattori, da sola non porta a nulla, viene sempre appoggiata da altri fattori importanti come la comunicazione non verbale, il modo in cui si gestisce l’ansia e il tono di voce per esempio.

Per affrontare un qualsiasi discorso, dibattito o riunione che sia, è fondamentale rimanere calmi e rilassati, utilizzare espressioni che aiutano il processo di una grande comunicazione.

Cosa rende la comunicazione efficace

La tendenza a giudicare gli altri è la più grande barriera alla comunicazione e alla comprensione. Carl Rogers

Capiamo allora insieme quali sono i processi per una comunicazione efficace di qualità, punti importanti che solitamente non si tengono in considerazione perchè si pensa che siano inutili o inefficaci. Tutto il contrario, ci sono passaggi che bisogna capire fino in fondo per riuscire a fare la differenza.

In molti incontri interpersonali, i primi minuti sono molto importanti in quanto le prime impressioni hanno un impatto significativo sul successo delle prossime comunicazioni.

Quando ci si incontra per la prima volta si hanno delle aspettative sugli altri e così gli altri su di noi, e quando queste vengono “tradite” ecco che la prima impressione incomincia a prendere una brutta piega, quindi in questo caso la comunicazione non sarà efficace.

E’ importante mantenere un atteggiamento sobrio e seguire tutte le formalità di un primo incontro, come per esempio una stretta di mano, un sorriso e mantenere un contatto visivo.

Usare le parole giuste è determinante, se poi le parole sono accompagnate da espressioni facciali che confermano ciò che stiamo dicendo, così come i cenni che vengono fatti con la testa, la comunicazione verbale inizia a farsi interessante.

Spesso si pensa che per negoziare al meglio e per comunicare con successo bisogna parlare, parlare, parlare fino allo sfinimento, anche qui è vero tutto il contrario.

Comunicazione efficace uguale ascolto attivo

Esistono sempre tre discorsi dietro ad ognuno dei discorsi che avete fatto: quello in cui vi siete esercitati, quello che avete realmente fatto e quello che avreste voluto fare. Dale Carnegie

L’arte di ascoltare è un dono che in pochi hanno ricevuto, l’ascolto attivo è un’abilità importante che i grandi comunicatori devono imparare a fare propria.

Ascoltare attivamente significa capire perfettamente quello che il nostro interlocutore ci vuole dire, rimanere concentrati sul suo dialogo e capire profondamente tutto ciò che ci dice con le parole, gesti, e tutto il contesto che lo rappresenta.

  • Essere in un ambiente confortevole senza rumore di fondo che possa disturbare il dialogo.
  • Essere disposti ad ascoltare attentamente il messaggio senza pensare ad altro.
  • Non correre a dare giudizi affrettati ma far finire di parlare e di esprimersi fino alla fine.
  • Mantenere un atteggiamento obiettivo.
  • Non avere fretta di fare le prossime domande quando ancora deve finire un argomentazione.

Al momento giusto fare domande aperte e chiuse perchè sono importanti per ottenere le informazioni necessarie, iniziare nuovi dialoghi che portano al risultato, mostrano interesse verso chi ci sta parlando.

Le domande chiuse aiutano a limitare le risposte, infatti spesso le risposte sono un si oppure un no.

Esempio domande chiuse

  • Sei stata al mare questa mattina?
  • Sei andata a ballare ieri sera?
  • Hai visto che tempo che fa?
  • Preferisci il giallo o il rosso?

Queste domande quando si vuole comunicare in modo efficace per esempio durante una negoziazione non sono molto indicate, perchè non incoraggiano un dialogo, ma sono molto efficaci quando si vuole ottenere risposte veloci e dirette.

Le domande aperte invece aprono ad una risposta più ampia ed esaustiva, richiedono un impegno diverso da parte dell’interlocutore e lo spinge a dialogare di più e ad argomentare meglio. Le domande aperte iniziano per esempio con: Perché…? Quando…? Cosa…? Come…? Dove…?).

Esempio domande aperte

  • Quanta gente c’era al mare questa mattina?
  • Dove vorresti andare quest’estate al mare?
  • Quando è iniziata la tua avventura professionale?
  • Come vedi la situazione politica attuale?

E’ importante capire quando chiudere una comunicazione verbale, l’interlocutore ci lancerà dei segnali poco evidenti ma è importante riconoscerli. Guardare più volte l’orologio, alzarsi e prendere le distanze ecc… sono segnali che ci fanno capire che chi abbiamo davanti desidera chiudere la comunicazione.

La comunicazione come abbiamo visto non è il semplice parlare e buttare parole a casaccio, ma mantenere un equilibrio costante con chi abbiamo di fronte per finire soddisfatti entrambi.

10 punti per rendere la comunicazione efficace

Organizza tutte le informazioni

Spesso non ci si prende il tempo necessario per organizzare e prendere tutte le informazioni necessarie per elaborare una conversazione con una persona o più persone. E’ molto importante pensare alle possibili domande e reazioni dell’interlocutore per farsi trovare pronti con la risposta giusta e per saper argomentare qualsiasi discussione.

Concentrati sull’argomento

La concentrazione è tutto. Spesso la nostra mente incomincia a vagare pensando addirittura ad un argomento completamente diverso da quello che il nostro interlocutore ci espone. Restare fermi sull’argomento principale senza pensare ad altro e durante la conversazione non parlare d’altro, aiuta a non dilungare e non divagare arrivando dritti al punto.

Evita le fonti di distrazione

Il rumore id fondo in base rispetto all’ambiente dove avviene la conversazione non aiuta. Se a questo si aggiungono i suoni delle notifiche e delle chiamate che arrivano nel cellulare ci si perde tutto il contenuto del dialogo. Preferire un ambiente libero dalle interferenze e lasciare il telefono senza suoneria è di certo utile per rendere la comunicazione efficace dando la giusta attenzione all’argomento in questione e all’interlocutore con cui ci si sta confrontando.

Attira l’attenzione

Come già detto più volte esistono tre livelli di comunicazione e ogni livello ha un peso durante la comunicazione:

  • 50% linguaggio non verbale.
  • 38% linguaggio paraverbale.
  • 7% linguaggio verbale.

Semplice, non è tanto quello che dici ma come lo dici. Quindi presta attenzione alla gestualità e al tono, ritmo ecc… Tutto è comunicazione.

Sii te stesso

Non cercare di essere chi non sei, nella comunicazione è ancora più importante che in altri ambiti della vita. Sii te stesso e comunica la tua personalità. E’ importante stare attenti a tutti i livelli di comunicazione senza spersonalizzarsi. È importante che tu ti senta a tuo agio e che il tuo messaggio comunichi anche il tuo essere nel mondo. Ok il tecnicismo dando la massima priorità all’autenticità.

Utilizza le pause

Le pause sono uno strumento efficace durante la comunicazione, brevi pause durante la conversazione sono utili per lasciare che ciò che viene detto abbia un effetto sul destinatario. Inoltre, le pause sono persino potenti. Brevi pause ti aiutano a fare un respiro profondo e respirare profondamente. Soprattutto quando l’argomento provoca tensione, prenditi il tempo necessario per respirare formulare un pensiero per esporlo.

Mantieni il contatto visivo

Lo sguardo è importante, mantenere il contatto visivo aiuta al nostro interlocutore a far capire che ci siamo, che siamo presenti e attenti al suo messaggio. Da un altro lato il contatto visivo aiuta a percepire tutti i segnali non verbali che ci arrivano da chi ci sta parlando.

Ascolta l’interlocutore

Ascolta bene l’interlocutore prestando la massima attenzione alle parole che usa in modo da poter riutilizzare le stesse parole per argomentare la discussione. Ascoltare significa anche ripetere un’intera frase per valutare se hai capito e per dimostrare che hai ascoltato il messaggio.

Utilizza un linguaggio naturale

Formula messaggi con parole tue senza utilizzare parole troppo tecniche o complesse che possono mettere a disagio l’interlocutore. Difficilmente chi ascolta chiede il significato di una parola per poter capire meglio. Spesso non viene chiesto il significato di una parola per paura di fare una figuraccia, quindi meglio evitare e utilizzare parole che possono essere capite e che mettano a proprio agio ci chi ascolta.

Ascolta e prendi atto del feedback

Durante un discorso rivolto a uno uno oppure uno a tanti è importante saper ascoltare e accogliere qualsiasi feedback, anche quando questo è negativo. Saper accogliere un feedback poco piacevole rende sicuramente una comunicazione efficace mantenendo uno dialogo attivo e costruttivo senza che nessuna delle parti si agiti e incominci ad utilizzare un linguaggio provocatorio piuttosto che costruttivo.

Cristian Andreatini

Mi piace il Coaching e mi piacciono le sfide. Ogni volta rimango affascinato da come il potenziale umano possa fare una rivoluzione nella vita delle persone, quando viene riconosciuto, accettato e gestito con grande consapevolezza. Leggi la mia storia | Seguimi su Linkedin | Contattami

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